Последние новости

Архив новостей

Зачем нужно внедрять электронный документооборот?

0
17244
Зачем нужно внедрять электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с различными видами документов, созданными и используемыми в электронном виде. Использование ЭДО подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей.

Влияние современных технологий открывает большие преимущества электронного документооборота как основного флагмана концепции «безбумажного делопроизводства»:

  • экономия времени; 
  • безопасность хранения;
  • уменьшение затрат на распечатку бумаг и т.д;
  • бережное использование пространства и техники;
  • ясность в работе;
  • учет личной истории файла;
  • гибкость в работе;

Применение системы ЭДО позволяет сотрудникам больших и малых организаций тратить меньше времени на создание, поиск, утверждение бумажных документов. Как это может работать на практике?

  1. на цифровом носителе создаётся документ - заявление, письмо, счёт-фактура и прочие;
  2. документ подписывается электронной подписью и в системе ЭДО отправляется непосредственно адресату.
  3. получивший документ подписывает его своей электронной подписью, причем при подписании документа второй стороной, первая получает уведомление об этом и сможет действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.

Благодаря тому, что создается база данных в электронном виде, регулярно создаются резервные копии файлов, вследствие чего исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян. При ЭДО кабинеты офисов не будут переполнены пухлыми папками с документацией, из которых временами что-то куда-то девается и теряется. Все документы будет в единой системе, которая будет всегда под рукой. 

ЭДО позволяет руководителям организаций наблюдать за статусом документа, в каком процессе он находится на протяжении всех этапов его согласования и утверждения.

Возможность электронного доступа и коммуникаций, позволяет служащим работать удалённо.

В Туркменистане электронному документообороту уделяется особое внимание. Закон «Об электронном документе, электронном документообороте и цифровых услугах» определяет правовое положение электронных документов, электронного документооборота и цифровых услуг, основные требования, предъявляемые к ним, а также направлен на регулирование отношений, возникающих в этой области.

Многие в нашей стране организации уже используют систему ЭДО. Так Ахалский велаят стал первым в Туркменистане регионом, где в систему государственного управления внедрены цифровые информационные технологии, в том числе ЭДО, установлены необходимое оборудование и программное обеспечение.

Аналогичная работа продолжается в целях подключения к ЭДО предприятий и учреждений, подведомственных хякимлику Ахалского велаята, что будет способствовать повышению эффективности межведомственного взаимодействия, даст возможность более оперативно принимать решения на уровне этрапов, осуществлять контроль за исполнением государственных, отраслевых и региональных программ. 

Это же позволит сэкономить время, затрачиваемое на доставку в соответствующие структуры документов по принимаемым решениям, исключить необходимость выделения для этого специального автотранспорта и топлива. Помимо экономической выгоды это напрямую отражается и на повышении эффективности работы. 

Сегодня есть множество компаний, которые предлагают услуги по внедрению электронного документооборота. Одна из таких компаний ХО «Туркмен-Транзит». С её продуктом запатентованным ЭДО «NETIJE» можно ознакомиться на официальном сайте компании.

Это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Пройдя через многократные тестирования, цифровой помощник «NETIJE» имеет:

  • защиту базы данных с двухфакторной аутентификацией;
  • контроль, учет и хранение данных;
  • адаптацию под каждого заказчика;
  • автоматизация делопроизводства;
  • постановку задач.

Кроме удобства и простоты в использовании данный софт имеет следующие функциональные возможности:

  • бессрочное хранение и просмотр документов в любых форматах, их поиск;
  • согласование документов и ведение учета контрагентов;
  • безграничное добавление пользователей;
  • контроль исполнения поставленных задач;
  • интерфейс на туркменском и русском языках.

Такое решение подходит как государственным предприятиям, так и для частных компаний.

Целью создания электронного документооборота «NETIJE», является внесение вклада компании в осуществляемую страной политику, направленную на освоение инновационных технологий. 

Продукт «NETIJE» предназначен к использованию  в качестве основы развития цифровой экономики, укрепления материально-технической базы предприятий, обеспечения электронного учета входящей и исходящей корреспонденции предприятия, защиты безопасности и доступности архива корреспонденции руководителям и работникам, усиления контроля штата, ускорения бизнес-процесса.

 

Читайте также:

Комментарии
Для того, чтобы оставить комментарий, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь
Похожие публикации