Электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с различными видами документов, созданными и используемыми в электронном виде. Использование ЭДО подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей.
Влияние современных технологий открывает большие преимущества электронного документооборота как основного флагмана концепции «безбумажного делопроизводства»:
- экономия времени;
- безопасность хранения;
- уменьшение затрат на распечатку бумаг и т.д;
- бережное использование пространства и техники;
- ясность в работе;
- учет личной истории файла;
- гибкость в работе;
Применение системы ЭДО позволяет сотрудникам больших и малых организаций тратить меньше времени на создание, поиск, утверждение бумажных документов. Как это может работать на практике?
- на цифровом носителе создаётся документ - заявление, письмо, счёт-фактура и прочие;
- документ подписывается электронной подписью и в системе ЭДО отправляется непосредственно адресату.
- получивший документ подписывает его своей электронной подписью, причем при подписании документа второй стороной, первая получает уведомление об этом и сможет действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.
Благодаря тому, что создается база данных в электронном виде, регулярно создаются резервные копии файлов, вследствие чего исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян. При ЭДО кабинеты офисов не будут переполнены пухлыми папками с документацией, из которых временами что-то куда-то девается и теряется. Все документы будет в единой системе, которая будет всегда под рукой.
ЭДО позволяет руководителям организаций наблюдать за статусом документа, в каком процессе он находится на протяжении всех этапов его согласования и утверждения.
Возможность электронного доступа и коммуникаций, позволяет служащим работать удалённо.
В Туркменистане электронному документообороту уделяется особое внимание. Закон «Об электронном документе, электронном документообороте и цифровых услугах» определяет правовое положение электронных документов, электронного документооборота и цифровых услуг, основные требования, предъявляемые к ним, а также направлен на регулирование отношений, возникающих в этой области.
Многие в нашей стране организации уже используют систему ЭДО. Так Ахалский велаят стал первым в Туркменистане регионом, где в систему государственного управления внедрены цифровые информационные технологии, в том числе ЭДО, установлены необходимое оборудование и программное обеспечение.
Аналогичная работа продолжается в целях подключения к ЭДО предприятий и учреждений, подведомственных хякимлику Ахалского велаята, что будет способствовать повышению эффективности межведомственного взаимодействия, даст возможность более оперативно принимать решения на уровне этрапов, осуществлять контроль за исполнением государственных, отраслевых и региональных программ.
Это же позволит сэкономить время, затрачиваемое на доставку в соответствующие структуры документов по принимаемым решениям, исключить необходимость выделения для этого специального автотранспорта и топлива. Помимо экономической выгоды это напрямую отражается и на повышении эффективности работы.
Сегодня есть множество компаний, которые предлагают услуги по внедрению электронного документооборота. Одна из таких компаний ХО «Туркмен-Транзит». С её продуктом запатентованным ЭДО «NETIJE» можно ознакомиться на официальном сайте компании.
Это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Пройдя через многократные тестирования, цифровой помощник «NETIJE» имеет:
- защиту базы данных с двухфакторной аутентификацией;
- контроль, учет и хранение данных;
- адаптацию под каждого заказчика;
- автоматизация делопроизводства;
- постановку задач.
Кроме удобства и простоты в использовании данный софт имеет следующие функциональные возможности:
- бессрочное хранение и просмотр документов в любых форматах, их поиск;
- согласование документов и ведение учета контрагентов;
- безграничное добавление пользователей;
- контроль исполнения поставленных задач;
- интерфейс на туркменском и русском языках.
Такое решение подходит как государственным предприятиям, так и для частных компаний.
Целью создания электронного документооборота «NETIJE», является внесение вклада компании в осуществляемую страной политику, направленную на освоение инновационных технологий.
Продукт «NETIJE» предназначен к использованию в качестве основы развития цифровой экономики, укрепления материально-технической базы предприятий, обеспечения электронного учета входящей и исходящей корреспонденции предприятия, защиты безопасности и доступности архива корреспонденции руководителям и работникам, усиления контроля штата, ускорения бизнес-процесса.
Читайте также:
- В Туркменистане востребованы специалисты в области информационных технологий;
- «Turkmen-Tranzit» предлагает услуги 3D визуализации;
- Компания «Туркмен-Транзит» представила новый проект «Zehin»;
- Александр Савушкин («Check Point»): «Нужно уделять большое внимание обучению киберграмотности сотрудников»;
- Ровшан Сарыкулов: «Любое решение по автоматизации бизнес-процессов требует защиты от внутренних и внешних кибератак».
